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Employee Self Service

Selbstbedienung in der Personalabteilung

Employee Self Service (ESS) heißt die neue Vorgehensweise im Personal-Management, die auf Selbstverwaltung der einzelnen Mitarbeiter setzt. Hier erfahren Sie was man darunter versteht:


Einen Großteil der für das Personal anfallenden Arbeiten nehmen die administrativen und sich wiederholenden Tätigkeiten ein. Im Allgemeinen werden die Personaldaten mehrfach, durch die Mitarbeiter selbst oder durch die Sachbearbeiter, Führungskräfte, etc., erfasst. Die Prozesse im HR-Bereich verlaufen oftmals informell oder werden auf Papier weitergegeben. Die Folge ist, dass die Personalabteilungen stark überlastet sind. Es kommt zu Ineffizienzen, Verschlechterung der Datenqualität und unnötigen Datenredundanzen, also Verschwendung von Speicherkapazitäten.


Was ist Employee Self Service?

Employee Self Service (ESS) ist ein Technologiekonzept, das es Personalabteilungen ermöglicht, Prozesse zu optimieren, indem Mitarbeiter personenbezogene Daten zumindest teilweise selbst verwalten und pflegen sowie eigenständig Informationen aus dem Intranet beziehungsweise Internet abrufen. Es umfasst zahlreiche einfach zu bedienende Webanwendungen, mit denen der Mitarbeiter über einen Browser Daten anzeigen, ändern oder anlegen kann.
Mit dem Employee Self Service werden folgende Anwendungen abgedeckt:

  • Anwesenheitserfassung (kommen/gehen)
  • Abwesenheitserfassung (Fehlgründe)
  • Korrekturen (fehlende, falsche Buchungen)
  • Anträge/Genehmigungen (Gleitzeit, Urlaub, Dienstreisen)
  • Arbeitszeitkonten (Langzeitkonten, Auszahlung Gutzeiten)
  • Informationen (Zeitkonten, Urlaubsstände, Zeitnachweis, Entgeltbelege)
  • Stundenkontierungen (Projekte, Kostenstellen, etc.)
  • Qualifikationen
  • Beurteilungen


Im Zusammenhang mit dem ESS ist auch der Manager Self Service zu nennen. Dabei handelt es sich um ein ähnliches Technologiekonzept, das speziell der Führungskraft ermöglicht, die Daten von Mitarbeitern abzurufen. Zusätzlich kann die Führungskraft im Manager Self Service Anträge wie Urlaub, Dienstreisen, Schulungen, etc. freigeben oder ablehnen. Man hat weiterhin die Möglichkeit, Auswertungen und Statistiken zu erstellen und über das Arbeitszeitmanagement Planungen vorzunehmen.


Vorgehensweise des ESS

Für das Einrichten eines ESS-Szenarios muss man mehrere Punkte beachten. In einem ersten Schritt müssen verschiedene Rollen innerhalb des Unternehmens festgelegt werden. Innerhalb der einzelnen Rollen werden dann die Berechtigungen und die Aufgaben definiert. Wichtigstes Ziel sollte hierbei sein, dass den einzelnen "Playern" (d. h. einzelne Mitarbeiter in definierten Rollen) innerhalb einer Rolle mehr Verantwortung und Vertrauen entgegengebracht wird. So erreicht man, dass das ESS-System akzeptiert wird, was wiederum eine Effizienzsteigerung und die Transparenz der Genehmigungen zur Folge hat.

Der zweite Schritt beinhaltet die Erstellung eines Berechtigungskonzeptes. Hier muss für alle Anwendungen innerhalb des ESS festgelegt werden, was der Mitarbeiter eingeben darf und was von der Personalabteilung oder Führungskraft eingetragen wird. Als Drittes muss eine Genehmigungshierarchie aufgebaut werden. Es soll also zwischen Anwendungen ohne Genehmigung, Anwendungen mit einer einstufigen Genehmigung und Anwendungen mit einer mehrstufigen Genehmigung unterschieden werden. In einem weiteren Schritt sollte dann der Informationsfluss eingerichtet werden, der den Mitarbeiter beispielsweise über die Genehmigung oder Ablehnung seines Antrages informiert.


Wie wird ein herkömmlicher Urlaubsantrag gestellt?

Um einen Antrag zu stellen, besorgt sich der Mitarbeiter ein Formular und stellt seinen Antrag. Er übergibt den Antrag der Genehmigungshierarchie 1, wobei er sich zuvor eine Kopie macht und diese ablegt. Die Genehmigungshierarchie 1 hat eventuell Rückfragen, anschließend wird der Antrag an die Genehmigungshierarchie 2 übergeben. Auch hier wird eine Kopie erstellt und abgelegt. Die Personalabteilung erhält den Antrag als letztes Glied in der Prozesskette. Diese kann wiederum Rückfragen haben. Bei Vollständigkeit und Genehmigung des Antrages der Verantwortlichen stellt die Personalabteilung die Abwesenheit des Mitarbeiters in das System ein und legt den Antrag wiederum ab. Betrachtet man anhand des folgenden Beispiels den Prozess eines Antragss ohne ESS, wird der intensive Zeitaufwand und die damit verbundenen Kosten ersichtlich.


Beispiel: Zeitaufwand eines Urlaubsantrags ohne ESS
1) Abstimmung des verfügbaren Urlaubs-Zeitraumes: 8 Minuten
2) Besorgen des Formulars: 2 Minuten
3) Antrag stellen: 2 Minuten
4) Genehmigung einholen (Hierachiestufe 1): 2 Minuten
5) Genehmigung einholen (Hierachiestufe 2): 2 Minuten
6) Genehmigung Personabteilung und Dateneingabe: 5 Minuten
7) Rückfragen insgesamt: 3 Minuten
8) Kopien insgesamt: 3 Minuten
9) Ablage: 4 Minuten

= Zeitaufwand je Antrag pro Mitarbeiter : 31 Minuten

Bei der Annahme, dass pro Mitarbeiter ca. 15 Anträge (Urlaub, genommene Freizeit, Dienstreise, usw.) gestellt werden und man auf einen mittleren Stundensatz von 30,00 Euro pro Stunde kommt, belaufen sich die Kosten für Anträge bei einem Unternehmen von 1000 Mitarbeitern auf 232.500,00 Euro.


Beispiel: Zeitaufwand eines Urlaubsantrags mit ESS
1) Abstimmung des verfügbaren Urlaubs-Zeitraumes: 1 Minute
2) entfällt
3) Antrag stellen: 1 Minuten
4) Genehmigung einholen (Hierarchiestufe 1): 2 Minuten
5) entfällt
6) entfällt
7) Rückfragen insgesamt: 1 Minute
8) entfällt
9) entfällt

=Zeitaufwand Arbeitsaufwand pro Mitarbeiter: 5 Minuten

Da bei einer Straffung der Genehmigungshierachien nur noch die Hierachiestufe 1 den Urlaubsantrag freigibt, entfällt der Zeitaufwand für die Personalabteilung und die Genehmigunshierachie 2. Durch den Einsatz von ESS und einer Straffung der Genehmigungshierachien können also die Kosten pro Jahr um 195.000,00 € gesenkt werden. Bei der Annahme, dass pro Mitarbeiter ca. 15 Anträge (Urlaub, genommene Freizeit, Dienstreise usw.) gestellt werden und man auf einen mittleren Stundensatz von 30,00 Euro pro Stunde kommt, belaufen sich die Kosten für Anträge bei einem Unternehmen von 1000 Mitarbeitern auf 232.500,00 Euro.


Welche Vorteile bietet ESS?

Beim Einsatz von ESS ergeben sich folgende Vorteile für die Mitarbeiter: Sie sind autark, werden aktiv in die Prozesse der Personalwirtschaft integriert und gewinnen so an Eigenverantwortung. Außerdem wird die Datenqualität des Systems durch eigenverantwortliche Aktualisierungen verbessert und die Prozesse können effizienter gestaltet werden. Und die Personalbteilungen werden durch den Einsatz von ESS entlastet. Zudem werden in den Bereichen Fehlerbeseitigung, Druckkosten und im Personalumfeld Kosten eingespart, weil die Genehmigungswege transparenter und die Daten aktueller sind.


Wie viele deutsche Unternehmen setzen ESS ein?

Laut einer Studie von IBM Consutling Services wurde ESS im Jahr 2003 bei 23,5 Prozent der Unternehmen mit über 5.000 Beschäftigten eingesetzt. 12,9 Prozent der Unternehmen mit 1.200 - 5.000 Beschäftigten verwendeten ESS und bei Unternehmen unter 1.200 Beschäftigten kommt es bei 15,8 Prozent zum Einsatz. Bei Betrachtung der Verteilung nach Branchen sind die Finanzdienstleister (21,4 Prozent ) und Dienstleister (20 Prozent) beim Einsatz von ESS führend, wobei die Industrie mit 10,3 Prozent vertreten ist. Die hohe Prozentzahl in der Dienstleistungsbranche ist auf die Tatsache zurückzuführen, dass fast jeder Beschäftigte einen eigenen PC hat. Dadurch ist der Zugang zum ESS sehr schnell zu realisieren. In der Industriebranche ist dies zwar nicht der Fall, aber durch sogenannte Kiosk-PCs kann den Beschäftigten im Produktionsbereich der Zugang ermöglicht werden, sodass ESS von allen Mitarbeitern genutzt werden kann.


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