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Mit dem www.personal-planer.de hat Mark Stiller, Geschäftsführer der 4Mis GmbH eine neuartige Geschäftsidee entwickelt. Die praktische Systemlösung erlaubt eine mühelose Steuerung und Verwaltung von Urlaubs- und Arbeitszeiten sowie Schichten. Übergeordnetes Ziel ist eine Entlastung der Personalabteilungen der Unternehmen. Gestartet wurde das Projekt im Januar 2005.

Das Unternehmen beschäftigt seitdem mehrere Programmierer, die das ausgefeilte System entwickelt haben und ständig erweitern. Dabei kommt ausschließlich die neuste und beste Servertechnik zum Einsatz. Das Augenmerk der versierten Fachleute liegt auf höchster Sicherheitsgarantie, wobei ihnen langjährige und umfassende Erfahrungen mit komplexen Systemen zugute kommen. Darüber hinaus sind die Spezialisten für besondere technische Herausforderungen gewappnet. Für spezifische Branchen wie beispielsweise Rettungsdienste und Feuerwehren setzen sie Hochverfügbarkeitsserver ein, die die optimale Planung und Steuerung von Terminen und Schichten sichern. Die Unterstützung von diversen Fachanwälten sowie Wirtschafts- und Unternehmensberatern rundet das professionelle Experten-Team ab. Dieser ganzheitliche Ansatz macht unser innovatives Projekt so erfolgreich und hat sich am Markt hervorragend etabliert, erklärt Mark Stiller. Und er weiß wovon er spricht, da er bereits diverse Projekte zum Erfolg geführt hat. So zählt beispielsweise Megabad.com einer der größten Onlineshops in Europa für Sanitärartikel zu seinen herausragenden Unternehmungen.


So funktioniert der Online-Personal-Planer


Der Online-Personal-Planer funktioniert mithilfe des Employee Self Service (ESS). Jeder Mitarbeiter kann in diesem Programm seine Daten je nach Kompetenzzuweisung selbst verwalten und auf dem neusten Stand halten. Die Personalabteilung muss sich zukünftig nicht mehr an diesen rein administrativen Aufgaben aufhalten.

Die Besonderheit: Die Anwendung ist ohne Installation einsetzbar und entspricht allen Datenschutzanforderungen des TÜV. Der Personal-Planer ist ein Spin-Off einer dreijährigen internen Entwicklung und überzeugt zahlreiche Kunden erfolgreich.


Employee Self Service zur Entlastung der Personalabteilungen


Das Konzept des Employee Self Service (ESS) basiert auf der Mitarbeit der gesamten Belegschaft. Es werden Prozesse wie beispielsweise die Genehmigung von Urlaubanträgen oder die Verwaltung von Urlaubs- oder Schichtplänen optimiert und dadurch wird die Personalabteilung entlastet, weil jeder Mitarbeiter personenbezogene Daten wenigstens teilweise selbst verwalten beziehungsweise aktualisieren kann. Informationen aus dem Intra- oder Internet können Mitarbeiter ebenfalls selbstständig abrufen.

Der ESS kann verschiedene Anwendungen abdecken. Unter anderem ist es möglich, die Anwesenheitserfassung, Anträge auf Gleitzeit, Urlaub oder Dienstreisen sowie Arbeitszeitkonten über den Employee Self Service abzuwickeln beziehungsweise zu verwalten.

Um den ESS nutzen zu können, müssen innerhalb des Unternehmens verschiedenen Rollen verteilt werden. Jeder einzelnen Rolle werden bestimmte Kompetenzen zugewiesen. Es werden Aufgaben definiert, die vom Mitarbeiter, der die jeweilige Rolle bekleidet, ausgeführt werden dürfen. Dadurch übernimmt jedes Teammitglied größere Verantwortung, was die Akzeptanz des Systems sowie die Effizienz im Umgang mit dem System steigern kann.

Für die optimale Nutzung sollte ein Hierarchiekonzept festgelegt werden. Für jede Funktion innerhalb des Systems wird definiert, welche Eingaben Mitarbeiter tätigen dürfen und welche Eingaben der Personlabteilung beziehunsgweise den Führungskräften vorbehalten bleiben. In diesem Zusammenhang können auch Genehmigungsebenen unterschieden werden. Es ist möglich, Anwendungen ohne Genehmigung auszuführen, mit einstufiger oder mehrstufiger Genehmigung.


Online-Personal-Planer führt zur Prozessoptimierung


Aus der Nutzung des Personal-Planers ergeben sich finanzielle Vorteile für die Unternehmen. Die Optimierung der Arbeitsabläufe bewirkt eine erhebliche Zeitersparnis. Diese wiederum führt zu einer deutlichen Verringerung der Personalkosten.

Ein kleines Rechenbeispiel: Eine Personalabteilung bearbeitet einen Urlaubsantrag eines Mitarbeiters mit sämtlichen Genehmigungen und Rückfragen ohne ESS in rund 30 Minuten. Bei durchschnittlich 15 Anträgen pro Jahr und Mitarbeiter und einem mittleren Stundensatz der Personalabteilung von 30 Euro ergibt das bei 100 Mitarbeitern Personalkosten von 23.250 Euro im Jahr.

Unter Verwendung des ESS schrumpft die Bearbeitungszeit pro Mitarbeiter und Antrag auf etwa fünf Minuten, da durch den ESS einige Arbeitsschritte wegfallen und andere optimiert werden können. Bei der Bearbeitung desselben Antrags können mit dem Personal-Planer bis zu 19.500 Euro eingespart werden.

Ein weiterer Vorteil ist die gesteigerte Datenqualität durch den Employee Self Service. Die Mitarbeiter können selbstständig ihre Daten verwalten und kurzfristige Änderungen eingeben. Durch die Aktualität der Daten kann die Effizienz der einzelnen Prozesse der Personalabteilung gesteigert werden.


Service wird bei Personal-Planer.de groß geschrieben


Unternehmen können den Online-Personal-Planer ohne technischen Aufwand nutzen. Es fallen keine administrativen Arbeiten wie Updates, Backups oder Serverwartung an. Die Unternehmen brauchen sich lediglich auf einem der Server einzuloggen. Sie müssen keine zusätzliche Hard- oder Software kaufen beziehungsweise installieren, um das Programm verwenden zu können.



Pressekontakt:



Marco Montinaro
Tel.:+49 (0) 2236 / 48015-0
E-Mail: presse@personal-planer.de
http://www.personal-planer.de


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