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Urlaubsplaner

Maximale Effizienz für Ihre Urlaubs- und Fehlzeitenplanung

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Bestmögliche Sicherheit und Komfort für Ihre Urlaubs- und Fehlzeitenplanung!

Urlaubsplanung ist ein wichtiger Bestandteil der Personalverwaltung, denn prinzipiell hat jeder Mitarbeiter gesetzlichen Anspruch auf Urlaub. Obwohl Sie nicht zum Kerngeschäft gehört, wenden Unternehmen vergleichsweise hohe Personal-, Zeit- und Geldressourcen auf, um eine funktionierende Urlaubsplanung zu betreiben. Sie ist in jedem Unternehmen unerlässlich für eine stabile Betriebsführung.

Eine effektive Urlaubsplanung und Fehlzeitenerfassung verhindert nachhaltig Fehlplanungen und Personalengpässe. Bedingt durch steigende Mitarbeiterzahlen, vielfältige und variierende Qualifikationsanforderungen und unterschiedliche Mindest- und Maximalbelegungen wachsen dadurch allerdings der Zeitaufwand und die damit verbundenen Kosten der Personalverwaltung exponentiell an. Diese Aufgabe kann durch eine Kalkulation mit Excel-Listen, oder auf altmodische Weise, mit Stift und Papier, kaum noch geleistet werden. Deshalb benötigen moderne Unternehmen ein effizientes System, wie unseren Urlaubsplaner, um dieser Entwicklung erfolgreich entgegen zu steuern.

Installationssoftware für Personalverwaltung bietet zwar Lösungsansätze für diese Problematik, traditionelle Software-Lizenzmodelle können allerdings mittelständischen Unternehmen kaum vergleichbare Effizienz und Flexibilität mit den entsprechend kosteneffizienten Preisstrukturen unseres webbasierenden Formats bieten. Neben den meist hohen, finanziellen Aufwendungen für den Erwerb solcher Programme, fallen erhebliche Mehrkosten, durch Einrichtung, Betrieb und Wartung der Software und Server an. Diese sind oft verbunden mit teuren, langfristigen Wartungs- oder Softwarepflegeverträgen, die sich auf lange Sicht zu einem schwer kalkulierbaren Investment und, unter Umständen, zu einem belastenden Aufwandsfaktor in der Zukunft entwickeln können.


Jetzt kostenfrei testen!

Was kann der Urlaubsplaner für Ihr Unternehmen leisten?

Wir bieten eines der fortschrittlichsten, webbasierenden Systeme zur zeitgemäßen Optimierung Ihrer Personalverwaltung. Durch den flexiblen, modularen Aufbau des Systems kann die Funktionalität bedarfsgerecht auf Ihr Unternehmen zugeschnitten werden. Das Modul Urlaubsplaner erlaubt es Ihnen, sämtliche Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter übersichtlich, lückenlos und in Echtzeit zu erfassen, zu verwalten und auszuwerten. Das System ist intuitiv bedienbar und selbsterklärend. Ein komfortables Handling und eine konsequente Systemstruktur gewährleisten höchst effiziente Anwendbarkeit und bestmögliche Verständlichkeit des Systems.

Komplexe und häufig zeitaufwändige Buchungs- und Genehmigungsprozesse lassen sich mit unserem System einfach abbilden. Je nach Alter oder Betriebszugehörigkeit wird der aktuelle Urlaubsanspruch für jeden Mitarbeiter auf Grundlage der vertraglich definierten Vorgaben automatisch berechnet. Urlaubsanträge und Eintragungen von Fehlzeiten können, je nach Berechtigung, durch den betroffenen Mitarbeiter per Mausklick vorgenommen werden. Die automatische Buchungsüberwachung erfolgt unmittelbar während der Antragstellung und prüft u.a. ob genügend Personal mit entsprechender Qualifikation am beantragten Tag vorhanden ist und ob der Mitarbeiter über ausreichenden Urlaubsanspruch verfügt. Das Ergebnis jeder Buchung wird sofort angezeigt und enthält nachvollziehbare Begründungen im Falle einer Ablehnung. Das ermöglicht eine sichere und zügige Urlaubsplanung, verhindert Personal- oder Qualifikationsengpässe und verbessert nachhaltig das Betriebsklima. Weil für die Mitarbeiter offensichtlich ist, dass der Urlaubsantrag auf Grundlage objektiver Kriterien zugelassen wurde, entsteht kein subjektiver Eindruck von Benachteiligung oder Bevorzugung von bestimmten Kollegen.

Der Zugang zum gesamten System wird im Vorfeld individuell festgelegt und schließt durch ein eindeutig definierbares Berechtigungssystem mit Vertreterregelung einen unautorisierten Zugriff strikt aus. Die Anzeige-, Bearbeitungs- und Informationsberechtigungen werden für jeden Mitarbeiter grundlegend auf Abteilungs-, Gruppen- und/oder Mitarbeiterebene hinterlegt. Nur ein autorisierter Mitarbeiter mit einem freigeschalteten Internetzugang erhält Zugriff auf die, speziell für den Benutzer freigegebenen, Inhalte und darf diese einsehen oder gegebenenfalls bearbeiten. Es besteht die Möglichkeit zusätzlich zu den automatischen Buchungsprüfungen, mehrstufige, flexibel definierbare Genehmigungs-Workflows einzurichten um die Planungssicherheit zu optimieren. Entsprechend den hinterlegten Berechtigungsvorgaben werden außerdem alle beteiligten Personen unmittelbar über aktuelle Eintragungen und Statusänderungen automatisch informiert und können angemessen und zeitnah reagieren.

Der Urlaubsplaner entlastet die Personalabteilung effektiv und nachhaltig, indem er sämtliche Prozesse der Urlaubsplanung und Fehlzeitenerfassung optimiert. Sämtliche Buchungen sind, je nach Berechtigung, ohne zeitaufwändige Unterlagenrecherche abrufbar. Es entfallen alle zeitintensiven Antrags- und Genehmigungsabläufe, die sonst während der eigentlichen Arbeitszeit durchgeführt werden. Beliebig viele Mitarbeiter können simultan, je nach Berechtigung, online ihre Urlaubsanträge stellen, Krankheitstage eintragen oder Termine bearbeiten. Die Urlaubssperre gewährleistet, dass keine geplanten Abwesenheiten wie Termine oder Urlaubstage von einzelnen Mitarbeitern eingetragen werden. Diese Funktion stellt die betriebliche Verfügbarkeit der Mitarbeiter sicher. Ferner ist es möglich, die Urlaubssperre auf Abteilungs- bzw. Fillial- oder Firmenebene sowie auf Mitarbeiterebene einzutragen. Im System können Mitarbeitergeburtstage und - jubiläen angezeigt werden. Ausgewählte Mitarbeiter können einige Tage vorher vom System automatisch über das bevorstehende Ereignis informiert werden.

Die revisionssichere Chronologie ermöglicht Personalverantwortlichen permanent sämtliche Bearbeitungsvorgänge nachzuvollziehen. Je nach Freischaltung können ausgewählte Führungskräfte eine detaillierte Analyse der Krankheitstage entsprechend der verfügbaren Kategorien erstellen. Das PDF-Dokument enthält die Anzahl der geplanten vertraglichen Arbeitstage und der eingetragenen Krankheitstage. Die Mitarbeitersortierung wird, basierend auf dem Ampelprinzip, farblich dargestellt und beruht auf dem prozentualen Verhältnis zwischen Arbeits- und Krankheitstagen. Die Fehlzeitenkategorien lassen sich separat selektieren und bearbeiten, damit die Auswertung bedarfsgerecht und objektiv angepasst werden kann.


Was unterscheidet unsere Dienstleistung von lokal installierter Personalverwaltungssoftware?


Eine rein webbasierende Dienstleistung. Es ist keine Softwareinstallation erforderlich:

Das Personal-Planer-System funktioniert, ohne Installationsaufwand, unmittelbar nach der Aktivierung. Zugriff ist rund um die Uhr von jedem Ort der Welt möglich, solange Sie einen autorisierten Internetzugang haben. Die aktuellste Technologie steht durchgehend zu Ihrer Verfügung, ohne lokale Speicherung, Wartung und Softwarepflege durch Sie oder teure, externe IT-Dienstleister. Support, Serverbereitstellung, permanente Wartung des Systems, automatische Backups auf gekapselten Servern und regelmäßige Updates sind im Preis bereits enthalten.

Kombinierbare, interaktive Module für eine maximale Effizienz Ihrer Personalverwaltung:

Die Personal-Planer-Module sind untereinander kompatibel und interagieren zur Optimierung Ihrer Planungssicherheit. Wenn Sie Daten in einem Modul verändern, die innerhalb eines anderen relevant sind, oder gegebenenfalls Probleme verursachen, weist das System die Verantwortlichen automatisch darauf hin und verhindert so Fehlplanungen und Personalengpässe.

Höchste Flexibilität und Anpassungsfähigkeit auf alle Unternehmensstrukturen und -kulturen:

Sie haben komplexe Unternehmensstrukturen, die sich in einer Excel-Liste kaum noch nachverfolgen lassen? Mit dem Personal-Planer überhaupt kein Problem! Definieren Sie die Strukturen Ihres Unternehmens bis auf Abteilungs- oder Gruppenebene und weisen Sie jeder Abteilung oder Gruppe spezifische Darstellungskriterien zu. So verlieren Sie nie wieder den Überblick. Auch dezentrale Unternehmensstrukturen (Filialen, Zweigstellen, etc.) lassen sich völlig unproblematisch abbilden.

Automatische Buchungsüberwachung und Qualifikationsprüfung:

Ständige Personalengpässe und Frustration über eine unübersichtliche Planung gehören der Vergangenheit an: Der Personal-Planer überprüft, während der Eingabe, sämtliche Eintragungen auf ihre Richtigkeit und Verfügbarkeit. Wenn eine Buchung sich mit einer Zweiten, oder Mehreren, überschneidet, blockiert das System die Buchung mit Verweis auf die Fehlerquelle. Auch Eintragungen in anderen Modulen werden simultan überprüft.

Ein exakt definierbares Berechtigungssystem:

Ein ausgereiftes Berechtigungssystem, in dem jeder Nutzer individuell, auf Abteilungs-, Abteilungsgruppen-, und Benutzerebene, hinterlegt werden kann, schirmt Ihre Daten vor jeglichem unautorisierten Zugriff ab. Auch intern können Berechtigungen so vergeben werden, dass jeder Mitarbeiter nur das sehen kann, was er auch wirklich sehen darf. So wird optimale Manipulationssicherheit gewährleistet.

Genehmigungsworkflows:

Wenn die Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter von verschiedenen Instanzen überprüft werden sollen, legen Sie einfach einen Genehmigungsworkflow an. Das System zeigt Ihnen nicht nur, von wie vielen Instanzen der Antrag noch genehmigt werden muss, sondern benachrichtigt automatisch jede Instanz, einzeln per Eskalations-Mail, falls ein Antrag übersehen wurde. Fällt eine der Instanzen aus, übernimmt die Vertreterregelung automatisch, sobald ein vordefinierter Zeitraum überschritten wurde, und leitet den Antrag an den eingetragenen Stellvertreter.

Weltweiten Zugriff rund um die Uhr von jedem autorisierten Internetzugang:

Sie sitzen im Zug, auf dem Weg zu einem Kunden, oder befinden sich gerade im Urlaub und möchten sich einen Überblick über die aktuelle Planung machen? Mit dem Personal-Planer können Sie jederzeit online auf das System zugreifen und haben immer die Kontrolle über Ihre Einsatzplanung.

Ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis:

Als Qualitätsanbieter von HR-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen, setzen wir auf transparente Preismodelle und verfolgen immer einen absoluten ROI-Fokus, damit Ihre Investments überschaubar und erfolgreich sind.

Kurze Mindestvertragslaufzeit von 3 Monaten (danach monatlich kündbar):

Wir beweisen jeden Tag aufs Neue unsere Kompetenz und unseren perfekten und innovativen Service. Was wäre ein besserer Beweis dafür, als dass wir unsere Kunden nicht mit langfristigen Verträgen an uns binden, sondern Sie fortwährend von unseren Leistungen und unserer Begeisterung überzeugen. Und unsere Kunden danken uns mit Ihrem Vertrauen.

Maximale Ausfall- und Datensicherheit durch TÜV-zertifizierte Server:

Unsere Server werden im Hochsicherheits-Rechenzentrum der Firma HostEurope in Köln gehostet. Es handelt sich um eines der neuesten und sichersten Rechenzentren in ganz Europa. Modernste Sicherheitsanlagen gegen Einbrüche oder Brände, eine 24/7-Überwachung, redundante Speicherung der Zutrittsprotokolle sowie ein eigenes Vor-Ort-Sicherheitspersonal gewährleisten optimalen Schutz, der mehrfach TÜV-zertifiziert ist.


Welche Vorteile bietet ein webbasierendes System gegenüber Installationssoftware?

Eine Installationssoftware benötigt zunächst einmal Speicherplatz. Wenn Sie die Software auf Ihrem firmeninternen PC einsetzen wollen, muss Sie dort auch installiert werden und ist meistens an einen User oder einen Account gebunden, bis Sie weitere Lizenzen für das Produkt erwerben und es auf weiteren Computern installieren. Je nach Komplexität des Programms, ist für die Installation bereits ein ausgeprägtes IT-Basiswissen erforderlich, das nicht in jedem Unternehmen verfügbar ist. Häufig können die Systeme auch durch den Anbieter selbst oder externe IT-Dienstleister eingerichtet werden, aber dadurch entstehen fast immer zusätzliche Kosten und/oder weitere Verpflichtungen in Form von Wartungsverträgen.

Der Urlaubsplaner ist eine Dienstleistung, die nicht auf Ihrem System installiert werden muss, benötigt also keinen Speicherplatz und ist sofort einsetzbar. Über den Browser ihres PCs greifen Sie auf das System zu und loggen sich ein. Bei der Ersteinrichtung und beim Betrieb ist Ihnen unser freundlicher und kompetenter Support kostenlos behilflich. Wartung und Überwachung der Server werden von unserem hauseigenen NOC (Network Operation Center) permanent durchgeführt. Es fällt also keinerlei Arbeitsaufwand für Sie und Ihre Mitarbeiter an.

Um eine Installationssoftware permanent zu aktualisieren, müssen Sie regelmäßig Updates herunterladen und einrichten, die häufig kostenpflichtig sind und manchmal sogar die Funktionalität des benötigten Programms verändern. Dabei kommt es oftmals zu Kompatibilitätsproblemen der neuen Software mit dem alten Betriebssystem, die sich überwiegend nur durch zusätzliche Updates beheben lassen.

Durch das webbasierte System sind Sie permanent auf dem aktuellen Stand der Technik und haben gleichzeitig vollen Zugriff auf die Daten, für deren Ansicht Sie autorisiert sind. Mittels regelmäßiger, kostenloser Updates, die nicht zusätzlich durch Sie installiert werden müssen, wird unser System fortlaufend optimiert und der Funktionsumfang zusätzlich erweitert.

Ihre Daten werden bei einer Installationssoftware, ebenso wie bei Verwendung von Excel-Listen, meist lokal auf Ihrer Festplatte gespeichert. Solange das System korrekt funktioniert, haben Sie vollen Zugriff. Im Falle einer Programm- oder PC-Störung haben Sie allerdings keine Möglichkeit an Ihre gespeicherten Daten zu gelangen.

Die Bereitstellung und die Gewährleistung der Verfügbarkeit unserer Dienstleistung obliegen uns als Cloud Service Provider ( CSP). Durch redundante Systeme gewährleisten wir unseren Kunden eine maximale Ausfallsicherheit, die ein Unternehmen in Eigeninitiative nicht effektiver und kostengünstiger abbilden kann. Außerdem werden Ihre Daten gleichzeitig durch die TÜV-zertifizierte Sicherheit unserer ausgelagerten Server geschützt. Der Datentransfer erfolgt mit einer 256bit-Verschlüsselung (SSL) und ist dadurch so sicher wie Online-Banking. Zusätzlich können Sie selbst bestimmen, welche Rechner, innerhalb und außerhalb Ihres Betriebs, Zugriff auf den Urlaubsplaner haben dürfen, indem Sie die Login-Freigaben einrichten und jeden nicht- autorisierten Anschluss aussperren. Ebenso kann über die individuellen Berechtigungen definiert werden, welcher Mitarbeiter überhaupt Zugriff auf sensible Daten erhält. So gewährleistet der Urlaubsplaner größtmögliche Sicherheit mit geringem Zeit- und Arbeitsaufwand.

Support
Sie wünschen eine persönliche Beratung?
Unser Serviceteam ist täglich für Sie da!
E-Mail: info@personal-planer.de
Kostenlose Hotline: 0800 / 4647 835
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