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Urlaubsplaner

Die wichtigsten Funktionen auf einen Bilck

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  • Übersicht
  • Funktionen
  • Vorteile
  • Beschreibung


Der Urlaubsplaner ist eine webbasierte Dienstleistung, die nicht auf Ihrem System installiert werden muss. Er benötigt also keinen Speicherplatz und ist sofort einsetzbar. Über den Browser Ihres PCs greifen Sie auf das System zu. Bei der Ersteinrichtung und dem Betrieb unterstützt Sie jederzeit unser freundlicher und kompetenter Support. Wartung und Überwachung der Server werden permanent von unserem hauseigenen NOC (Network Operation Center) durchgeführt. Es fällt also keinerlei Arbeitsaufwand für Sie und Ihre Mitarbeiter an.

Unser Urlaubsplaner bietet zahlreiche, praktische Anwendungsmöglichkeiten, die Ihren Arbeitsaufwand effektiv und nachhaltig reduzieren werden. In der folgenden Übersicht werden Ihnen einige besonders nutzbringende Funktionen genauer dargestellt. Überzeugen Sie sich selbst von unserem Urlaubsplaner!


Jetzt kostenfrei testen!

Krankheitstage mit Details erfassen

Je nach Berechtigung dürfen Mitarbeiter und Vorgesetzte Krankheitstage erfassen. Die Eintragung erfolgt wahlweise für vormittags, nachmittags oder ganze Tage. Auf Wunsch kann der Krankheitsstatus für statistische Auswertungen in folgenden Kategorien erfasst werden: Erkrankung, Krankenhausaufenthalt, Reha oder eigenes Kind erkrankt. Die Anzahl der Kategorien kann optional erweitert werden.

Auswertung der Krankheitstage

Je nach Freischaltung können ausgewählte Führungskräfte eine kumulierte Auswertung der Krankheitstage entsprechend der verfügbaren Kategorien erstellen. Das PDF-Dokument enthält die Anzahl der geplanten Arbeitstage und die Anzahl der eingetragenen Krankheitstage. Die Mitarbeiter-Sortierung wird nach dem Ampelprinzip farblich dargestellt und basiert auf dem prozentualen Verhältnis zwischen Arbeits-und Krankheitstagen.

Urlaubsbeantragung

Der Urlaub wird mit nur zwei Mausklicks im Urlaubsplaner beantragt. Bei jedem Urlaubsantrag laufen automatisch im Hintergrund die definierten Buchungsprüfungen. Jeder Mitarbeiter, der berechtigt ist Urlaubsanträge zu stellen, erhält sofort die Rückmeldung, ob der Urlaub für den angegebenen Zeitraum überhaupt aus betrieblicher Sicht beantragt werden darf. Im Falle einer negativen Vorentscheidung werden dem Mitarbeiter die Ablehnungsgründe anzeigt.

Buchungsüberwachung

Entsprechend der Unternehmenskultur und -struktur können die betrieblich geltenden Regeln in der automatischen Buchungsüberwachung des Urlaubsplaners abgebildet werden. Einzelne Buchungsregeln wie z.B. Qualifikationen, Brückentage und Resturlaubstage lassen sich einfach aktivieren. Aus betrieblichen Gründen können optional die Buchungsregeln für Führungskräfte deaktiviert werden.

Qualifikationsprüfung

Die Qualifikationsprüfung stellt sicher, dass stets genügend Mitarbeiter mit ausreichender Qualifikation in den jeweiligen Abteilungen verfügbar sind. Dadurch kann es zu keiner urlaubsbedingten Unterbesetzung kommen. Die Qualifikationen werden auf Mitarbeiterebene zugeordnet und können mit einem Gültigkeitsdatum versehen werden.

Urlaubssperren

Die Urlaubssperre des Urlaubsplaners gewährleistet, dass keine geplanten Abwesenheiten wie Termine oder Urlaubstage von einzelnen Mitarbeitern eingetragen werden. Diese Funktion stellt beispielsweise die betriebliche Verfügbarkeit der Mitarbeiter sicher. Die Urlaubssperre ist auf Abteilungs- bzw. Filial- oder Firmenebene sowie auf Mitarbeiterebene mit einer Masseneintragung einfach umsetzbar.

Feiertage und Schulferien auf Bundeslandebene je Mitarbeiter

Die Feiertags- und Ferienregelungen können auf Firmen- bzw. Mitarbeiterebene für den jeweiligen Arbeitsort des entsprechenden Bundeslandes hinterlegt werden. In der Monatsübersicht werden die jeweils zutreffenden Feiertage auf einen Blick dargestellt.

Umfassendes Berechtigungskonzept

Die Anzeige-, Bearbeitungs- und Informationsberechtigungen im Urlaubsplaner werden für jeden Mitarbeiter grundlegend auf Abteilungs-, Gruppen- und/oder Mitarbeiterebene hinterlegt. Dabei ist es möglich, abweichende Regeln auf Gruppen- oder Mitarbeiterebene fest zu definieren. Optional werden diese Rechte im Urlaubs- bzw. Krankheitsfall automatisch auf einen Vertreter übertragen. Bei Bedarf kann für einen festgelegten Zeitraum die Vertreterregelung auch manuell eingetragen werden. Es werden hierbei ausschliesslich die positiven zusätzlichen Berechtigungen vererbt.

Brückentagsverteilung

Im Sinne einer fairen Verteilung und zum Wohle des Betriebsfriedens können die Brückentage, durch eine optionale Einstellung in der Buchungsüberwachung, bereits bei Beantragung überprüft und selektiert werden.

Ausgleichstage

Ausgleichstage können entweder frei beantragt werden, ohne dass diese im Vorfeld erarbeitet wurden, oder es kann nur die Anzahl von Ausgleichstagen beantragt werden, die der Mitarbeiter sich im Vorfeld durch Mehrarbeit erarbeitet hat.

Jubiläen und Geburtstage

Geburtstage von Mitarbeitern werden optional, mit oder ohne Altersangaben, in der Monatsübersicht angezeigt. Jubiläen werden, anhand der Betriebszugehörigkeit, in entsprechenden Jahresintervallen dargestellt. Zusätzlich kann in einem vordefinierten Zeitraum eine personalisierte Infomail an mehrere E-Mail-Adressen versendet werden.

PDF-Auswertungen

Sämtliche Auswertungen stehen als PDF-Datei zum Download und Ausdrucken zur Verfügung. Je nach Berechtigungen können unterschiedlichste Auswertungen inhaltlich und zeitlich generiert werden.

Notizfunktion für Führungskräfte

Je nach Berechtigung, kann eine Textnotiz von bis zu 500 Zeichen Länge, je Tag und Mitarbeiter, hinterlegt werden, die ausschliesslich für Führungskräfte vorgesehen ist. Grundsätzlich gibt es zwei Berechtigungsarten: Nur Leserecht bzw. Bearbeitungsrecht.

Statusmeldungen per E-Mail bzw. SMS

Entsprechend den hinterlegten Berechtigungsvorgaben werden alle beteiligten Personen unmittelbar per E-Mail bzw. optional per SMS über jede Eintragung, Statusänderung und Löschung automatisch informiert. Auf Wunsch kann eine firmeneigene E-Mail-Adresse als E-Mail-Absender eingerichtet werden.

Automatische Anpassung des Urlaubsanspruchs

Je nach Betriebszugehörigkeit, oder anhand des Alters, wird der aktuelle Urlaubsanspruch für jeden Mitarbeiter auf Grundlage der vertraglich definierten Vorgaben automatisch berechnet. Sofern das Arbeitsverhältnis im Laufe eines Kalenderjahres beginnt bzw. endet, wird der Jahresurlaubsanspruch entsprechend der anteiligen Arbeitstage automatisch berechnet.

Revisionssichere Chronologie

Sämtliche Ereignisse wie z.B. Eintragungen, Veränderungen, Löschungen sowie Infomeldungen werden vom System automatisch in chronologischer Reihenfolge revisionssicher dokumentiert. Per Mausklick auf das jeweilige Feld werden alle zugehörigen Chronologie-Einträge angezeigt.

Mehrstufiger Genehmigungsprozess

Die Bearbeitung von Urlaubsanträgen kann im System innerhalb eines mehrstufigen Genehmigungsprozesses (Workflow) erfolgen. Einer jeden Genehmigungsinstanz kann ein Vertreter zugeordnet werden. Beliebig viele Instanzen wie z.B. Abteilungsleiter, HR-Abteilung, Geschäftsführung können in einen Genehmigungsprozess eingebunden werden. Entsprechend den Einstellungen können vordefinierte Reaktionszeiten für die Antragsbearbeitung festgelegt werden und bei Zeitüberschreitung kann z.B. an einen Betriebsrat als Eskalationsebene automatisch gemeldet werden.

Termineintrag

Im Urlaubsplaner kann, im Sinne einer einfachen Erinnerungs- bzw. Dokumentationsfunktion, ein frei definierbarer Tagestermin (z.B. Berufsschule oder Messe) mit dazugehörigen Informationen eingetragen und angezeigt werden.

Dynamische Arbeitstagregelungen

Sämtliche Variationen von rollierenden Arbeitstagen können umfassend im Urlaubsplaner festgelegt werden. Die für jeden Mitarbeiter zugewiesenen Arbeitagsregelungen werden im System abgebildet. Selbstverständlich sind auch speziell für Feiertage geltende Regelungen festlegbar.

Support
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