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Urlaubsplaner

Alle Vorteile auf einen Blick

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Der Urlaubsplaner vereinfacht sämtliche Prozesse der Verwaltung und Genehmigung von Abwesenheiten. Die Personalabteilung wird entlastet und die jeweiligen Führungskräfte können sich jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand der Urlaubs- und Fehlzeiten verschaffen. Genehmigungsprozesse werden wesentlich zügiger und effizienter durchgeführt. Die nachweisbare Überschaubarkeit und die damit verbundene Transparenz führt zu einer enormen und nachhaltigen Zeitersparnis und Arbeitserleichterung!

Durch die objektive und selektierbare Auswertung von Krankheitstagen können Führungskräfte eigene fehlerbehaftete, subjektive Einschätzungen sofort relativieren und gezielt die richtigen Maßnahmen ergreifen.


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Krankheitstage mit Details erfassen

Dank der detaillierten Erfassung von Krankheitstagen haben Sie ständig die bestmögliche Planungssicherheit, weil Sie sofort erkennen, welcher Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt. So können Führungskräfte zeitnah reagieren, um Personal- und Qualifikationsengpässe zu vermeiden. Außerdem können die einzelnen Krankheitstage zusätzlich genauer spezifiziert werden (nach den Kategorien "Erkrankung", "Krankenhausaufenthalt", "Reha" und "Kind erkrankt"). Dadurch lässt sich schneller nachvollziehen, ob die Dauer einer Erkrankung gerechtfertigt ist und ob im weiteren Planungsverlauf Maßnahmen zur Sicherung der betrieblichen Personalverfügbarkeit getroffen werden müssen.

Auswertungen der Krankheitstage

Durch die kumulierte Auswertung der Krankheitstage können Führungskräfte sich einen genauen Überblick über die aktuelle Personalverfügbarkeit im Unternehmen verschaffen. Das erlaubt eine objektive Einschätzung der momentanen Einsatzmöglichkeiten aller Mitarbeiter und ermöglicht ebenfalls eine differenzierte Prognose auf zukünftige Betriebsanforderungen. Durch die detaillierte Differenzierung verschiedener Kategorien von Krankheitstagen können Führungskräfte, unbeeinflusst von subjektiver Wahrnehmung, das Betriebsklima bewerten und so feststellen, ob in Einzelfällen Gesprächsbedarf besteht.

Urlaubsbeantragung

Der Urlaubsplaner zeichnet sich durch eine besonders komfortable Bedienbarkeit und eindeutige Verständlichkeit aus. Mitarbeiter können, je nach Berechtigung, selbstständig Urlaubstage beantragen und Fehlzeiten erfassen. Dadurch werden Abstimmungs- und Verwaltungsprozesse nachhaltig optimiert. Da das System für autorisierte Nutzer immer und überall verfügbar ist, können alle Eintragungen auch außerhalb der eigentlichen Arbeitszeit vorgenommen werden. Die Buchungsüberwachung reduziert fehlerhafte Eintragungen und erlaubt eine umsichtigere Urlaubsplanung ohne zeitintensive Unterlagenrecherche.

Buchungsüberwachung

Die simultane Buchungsüberwachung verhindert aktiv Personal- und Qualifikationsengpässe, indem Sie automatisch Buchungen, die mit Ihren vordefinierten Buchungsvorgaben in Konflikt stehen, blockiert. Stellen Sie einfach die Buchungsprüfungen so ein, wie es zu Ihrer Unternehmensstruktur und -kultur passt. Da sich alle Buchungsoptionen separat aktivieren lassen, kann die Buchungsüberwachung schwerpunktmäßig auf Ihren Bedarf hin ausgerichtet werden (z.B. wenn Sie zwar eine Qualifikationsprüfung brauchen, aber eine Brückentagverfügbarkeit in Ihrem Betrieb uninteressant ist). Da es sich bei der Buchungsüberwachung nicht um eine starre Struktur innerhalb des Urlaubsplaners handeln soll, lassen sich die Buchungsprüfungen im Bedarfsfall individuell aussetzen.

Qualifikationsprüfung

Durch die Qualifikationsprüfung wird sichergestellt, dass bestimmte, betriebsrelevante Qualifikationen einzelner Mitarbeiter (z.B. Besitz des Alarmanlagencodes) permanent verfügbar sind. Das gibt Führungskräften eine zusätzliche Planungssicherheit. Da Qualifikationen bedarfsgerecht definiert und individuell Mitarbeitern zugeordnet werden können, wird ausgeschlossen, dass es zu einem Qualifikationsengpass kommt. Durch die einstellbare Gültigkeitsdauer der Qualifikationen kann überprüft werden, ob eine bestimmte Qualifikation (z.B. Führerschein) aktuell noch verfügbar ist, oder erneuert werden muss.

Urlaubssperren

Je nach betrieblichem oder saisonalem Bedarf können Buchungssperren frühzeitig sichtbar eingetragen werden, damit das Versäumen von wichtigen Termine (z.B. Betriebsbesprechungen) nicht mehr passieren kann. In der Monats- und Jahresübersicht werden farblich gekennzeichnete Urlaubssperren von einer autorisierten Führungskraft in einer nach Namen sortierten Liste im Aktionsmodul eingetragen. Für diese Tage wird jeder Buchungsversuch vom System blockiert, mit Verweis auf die Urlaubssperre. In Sonderfällen kann aber trotzdem, durch eine berechtigte Führungskraft, Urlaub eingetragen und genehmigt werden.

Feiertage und Schulferien auf Bundeslandebene je Mitarbeiter

Ein Mitarbeiter ist angestellt bei einem Unternehmen in NRW, arbeitet aber vorübergehend in einer Zweigstelle in Bayern. Das bedeutet für die Personalverwaltung zusätzliche Arbeit, denn für diesen Mitarbeiter gelten währenddessen die bayrischen Ferienzeiten und Feiertage, obwohl er über den Standort in NRW abgerechnet wird. Im Urlaubsplaner lassen sich Feiertags- und Ferienregelungen auf Mitarbeiter- und Firmenebene nach Bundesland für den jeweiligen Arbeitsort eintragen. Dadurch können für Mitarbeiter, die sich außerhalb des Standortes des Unternehmens befinden, bei Bedarf andere Ferienzeiten und Feiertage hinterlegt werden.

Umfassendes Berechtigungskonzept

Ein exakt definierbares Berechtigungssystem in dem jeder Nutzer individuell, auf Abteilungs-, Abteilungsgruppen- und Benutzerebene angelegt werden kann, schirmt alle Inhalte vor unautorisiertem Zugriff ab. Betriebsintern kann vorher bestimmt werden, welche Inhalte durch welchen Mitarbeiter eingesehen werden dürfen. Das verhindert Manipulationen und optimiert die Sicherheit. Gleichzeitig wird dadurch auch gewährleistet, dass Mitarbeiter sich unbesorgt innerhalb ihres individuellen Urlaubsplaners bewegen können, weil sensible Inhalte überhaupt nicht von Ihnen eingesehen oder bearbeitet werden können.

Brückentagsverteilung

Brückentage sind bei Urlaubsanträgen häufig begehrt. Allerdings lässt sich die geringe Anzahl von jährlichen Brückentagen gerade in größeren Unternehmen kaum gerecht auf die gesamte Belegschaft aufteilen. Oftmals führt diese Situation dazu, dass einige Mitarbeiter wiederholt Brückentage genehmigt bekommen, weil Sie diese frühzeitig beantragen, und andere wiederum nur selten. Darunter kann das Betriebsklima erheblich leiden. Um eine faire Verteilung der verfügbaren Brückentage zu gewährleisten und dadurch aktiv das Betriebsklima zu verbessern, erlaubt eine optionale Einstellung in der Buchungsüberwachung die Prüfung auf bereits zuvor belegte Brückentage. Hat ein Mitarbeiter den gleichen Brückentag wie im Vorjahr erneut gebucht, wird seine Buchung zunächst abgelehnt, damit andere Mitarbeiter Ihn auch einmal buchen können. Sollte niemand den Brückentag buchen wollen, kann die zuvor abgelehnte Buchung für den ersten Mitarbeiter durch eine autorisierte Führungskraft immer noch genehmigt werden. Durch die objektive und gleichmäßige Verteilung wird vermeidbarer Unmut in der Belegschaft verhindert und das Betriebsklima nachhaltig verbessert.

Ausgleichstage

Die Verwaltung und Genehmigung von Ausgleichstagen ist meist eine komplexe Angelegenheit, denn Ausgleichstage können sowohl im Vorfeld durch Mehrarbeit verdient, als auch nachträglich abgeleistet werden. Selbst eine stabil funktionierende Personalverwaltung hat häufig Schwierigkeiten, diese Vorgänge nachzuvollziehen. Im Urlaubsplaner können Ausgleichstage, je nach Berechtigung, wie andere Abwesenheiten in die Monatsansicht eingetragen werden. Alle Ausgleichstage die vergeben wurden, werden im Urlaubsplaner dokumentiert und lassen sich so immer nachverfolgen. Außerdem ist es möglich eine, abhängig von den Berechtigungen, zugriffsbeschränkte Notiz zu hinterlegen, die erklärt worauf sich ein Ausgleichstag begründet.

Jubiläen und Geburtstage

Geburtstage und Jubiläen sind zwar keine verpflichtenden Termine für Unternehmen, aber es trägt deutlich zur Verbesserung des Betriebsklimas bei, wenn individuell wichtige Ereignisse nicht einfach im Tagesgeschäft untergehen. Der Urlaubs zeigt optional sämtliche Jubiläen und Geburtstage der Mitarbeiter in der Monatsansicht an, mit oder ohne Altersangaben. Jubiläen werden vom System mittels der Betriebszugehörigkeit in entsprechenden Jahresintervallen berechnet und aufgeführt. Auf Wunsch werden automatisch, in einem vordefinierten Zeitraum, personalisierte Infomails an alle relevanten E-Mail-Adressen verschickt.

PDF-Auswertungen

Sie benötigen detaillierte Übersichten oder Analysen der eingetragenen Urlaubstage, oder eine Auflistung aller Fehlzeiten aller Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen? Normalerweise erfordert das stunden- oder tagelange Recherche und zusätzliche Arbeit bei der Berechnung und Auswertung. Für diesen Arbeitszeitraum müssen sämtliche anderen Arbeiten der zuständigen Personalverantwortlichen niedergelegt werden. Der Urlaubsplaner nimmt der Personalverwaltung diese zeitintensiven Aufgaben ab. Da sämtliche Informationen im System gespeichert sind, fallen Rechercheaufgaben völlig weg. Das System berechnet die gewünschten Werte innerhalb von Sekunden und stellt diese in aussagekräftigen Tabellen dar. Auf Wunsch können die Auswertungen im PDF-Format gespeichert werden.

Notizfunktion für Führungskräfte

Sie, als Führungskraft, möchten zum Beispiel einem Mitarbeiter eine wichtige, sensible Information zukommen lassen, können diese Person aber nicht antreffen oder telefonisch erreichen. Entweder Sie warten bis Sie den Mitarbeiter aufspüren, oder Sie hinterlassen Ihm eine Notiz, die allerdings für jeden anderen Mitarbeiter ebenso lesbar ist. Speziell für Führungskräfte hat der Urlaubsplaner eine besondere Funktion: Abhängig von der Berechtigung kann eine 500 Zeichen lange Benachrichtigung pro Tag und pro Mitarbeiter hinterlegt werden. Im Berechtigungssystem kann definiert werden, ob Mitarbeiter die Notiz lesen, oder sogar bearbeiten dürfen. Für alle unautorisierten Personen bleibt die Notiz unsichtbar.

Statusmeldungen per E-Mail bzw. SMS

Ein Großteil der Urlaubsplanung und Fehlzeitenerfassung besteht aus Abstimmungsprozessen zwischen Mitarbeitern untereinander und zwischen Mitarbeitern und Führungskräften. Diese Vorgänge können teilweise enorme Ausmaße annehmen, abhängig von der jeweiligen Erreichbarkeit aller betroffenen Personen. Mit dem Urlaubsplaner entfallen diese Prozesse vollständig. Abhängig von der individuellen Berechtigung, verschickt das System automatisch eine E-Mail- oder SMS-Benachrichtigung, sobald eine Statusänderung bei einer Buchung vorliegt. Auf Wunsch kann auch eine firmeneigene E-Mail-Adresse als Absender eingerichtet werden.

Automatische Anpassung des Urlaubsanspruchs

In den meisten Unternehmen gibt es zahlreiche Formen der Betriebszugehörigkeit: Vollzeit- und Teilzeitkräfte, geringfügig Beschäftigte, Auszubildende, etc. Die Folge sind variierende Urlaubsansprüche, die alle durch die Personalverwaltung berechnet und verwaltet werden müssen. Hinzu kommen unterschiedliche Urlaubsansprüche abhängig vom Alter des Mitarbeiters oder seiner Betriebszugehörigkeit. Der Urlaubsplaner berechnet automatisch, basierend auf den voreingestellten Vorgaben, den aktuellen Urlaubsanspruch jedes Mitarbeiters und zeigt diesen in der Monatsansicht und der Jahresansicht an. Auch Resturlaubsansprüche werden berücksichtigt und, je nach Verfallszeitraum, auf den Urlaubsanspruch angerechnet.

Revisionssichere Chronologie

Eine herkömmliche Personalverwaltung ist ein permanenter Balanceakt, denn ständig kommen neue Unterlagen herein, müssen verwaltet und nachrecherchiert werden. Bei Änderungen und Überprüfungen kommt es schnell zu Unstimmigkeiten, durch überarbeitete oder fehlende Unterlagen, die zunächst einmal weitere Recherchearbeit nach sich ziehen. Die revisionssichere Chronologie des Urlaubsplaners erlaubt Personalverantwortlichen, eine permanente Überprüfbarkeit aller Änderungen innerhalb des Systems. Dadurch können Führungskräfte immer nachvollziehen, ob, wie und von wem eine Änderung innerhalb der Urlaubsplanung vorgenommen wurde, um Manipulationen auszuschließen. Die Bedienführung ist denkbar einfach gehalten. Per Mausklick auf das jeweilige Feld können die erforderlichen Informationen angezeigt werden.

Mehrstufiger Genehmigungsprozess

Urlaubsanträge werden häufig nicht nur von einer Führungskraft genehmigt, sondern von mehreren Unternehmensinstanzen gesichtet. Diese Genehmigungsprozesse und -strukturen können im Urlaubsplaner exakt und nach Bedarf abgebildet werden. Ein Workflow-basiertes System koordiniert autark den Ablauf. Verschiedene vordefinierbare Führungsinstanzen werden vom System stufenweise in den Prozess einbezogen und per Eskalations-E-Mail benachrichtigt, sobald eine Urlaubsbuchung nicht fristgerecht bearbeitet wurde. So wird ausgeschlossen, dass ein Urlaubsantrag übersehen wird. Die automatische Vertreterregelung sichert, dass der Workflow-Ablauf stabil bleibt, auch wenn eine Instanz aus unbestimmten Gründen ausfällt.

Termineintrag

Sie haben einen wichtigen Termin außer Haus und möchten Ihre Kollegen oder Vorgesetzten frühzeitig darüber informieren. Auch das ist mit dem Urlaubsplaner möglich: Die Funktion Termineintrag erlaubt Nutzern, von Buchungskriterien unabhängige, Erinnerungs- bzw. Dokumentationsinformationen im Urlaubsplaner zu hinterlegen. Die Termine sind inhaltlich und in der Darstellung frei definierbar. Dadurch können Sie bedarfsgerecht angepasst werden, gleichgültig ob es sich um einen geschäftlichen oder privaten Termin handelt. Pro Tag und pro Mitarbeiter kann jeweils ein Termineintrag angelegt werden. Optional können Sie auch zwischen ganztägigen und Terminen, die entweder vormittags oder nachmittags stattfinden, unterscheiden.

Dynamische Arbeitstagregelungen

Jede Form der Betriebszugehörigkeit (Vollzeit, Teilzeit, Auszubildender, geringfügig Beschäftigter, etc.) ist verbunden mit einem unterschiedlichen Arbeitszeitmodell. Die standardisierte 40-Stunden-Woche ist in vielen Unternehmen nicht mehr das vorherrschende Prinzip. Das bedeutet, dass für nahezu jeden Mitarbeiter verschiedene Arbeits- und Urlaubstage berücksichtigt werden müssen. Im Falle eines rollierenden Arbeitszeitmodelles wird der gesamte Prozess noch zusätzlich erschwert, weil die Arbeitszeiten und -tage häufig in wöchentlichen Intervallen wechseln. Die Erfassung von dynamischen Arbeitstagsregelungen im Urlaubsplaner ermöglicht die Abbildung jedweder Form von vertraglicher Arbeitszeit in der Monatsansicht. Auch rollierende Arbeitszeitmodelle lassen sich problemlos abbilden.

Support
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Kostenlose Hotline: 0800 / 4647 835
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